— Папа, что ты делаешь на работе?
— Пишу письма…
(из частного разговора)
Электронная почта очень прочно вошла в нашу жизнь. Такие письма имеют юридическую силу и используются в компаниях по всему миру, как инструмент управления командой и компанией. При помощи писем ставятся задачи, отчитываются о результатах, оправдываются, гордятся и так далее. Не смотря на глубокое проникновение электронной почты в жизнь, не все знают как правильно пользоваться возможностями этого инструмента.
Основная задача технологий – упростить жизнь, но из-за неумелого использования электронной почты и других сервисов, жизнь и работа может стать гораздо сложнее . Вот несколько рекомендаций, чтобы жизнь и взаимодействие по электронной почте стали немного проще и легче.
Тема письма
Всегда! Ты слышишь всегда! Нет еще раз, всегда пиши тему письма и она, обязательно, должна отражать, кратко суть вопроса или ситуации. Использование слов ВАЖНО, СРОЧНО, ASAP допускается, если это действительно так, а не в каждом письме. Первые два раза люди обратят внимание, а потом нет. Тема письма, написанная заглавными буквами – это дурной тон.
Структура письма
Текст письма должен быть структурирован и понятен. Нужно выделять разделы и комментировать все вложения. В идеале, нужно попросить другого человека прочитать ваше письмо и спросить, что он из письма понял. Прочитай письмо вслух, если не «режет ухо», то все хорошо.
Вложения
Не нужно вкладывать в письмо 100500 файлов. Сожми их в архив. Если файлы большие, то загрузи на какой-нибудь сервис для хранения и передачи фалов и отправь ссылку на скачивание файлов. Если сервис правильный, то ты увидишь сколько раз скачали твои файлы и смотрели ли вообще. Я часто пользуюсь «Яндекс диском» и «Гугл диском».
Кому ты пишешь?
Если ты пишешь руководителю или человеку, у которого очень мало времени на чтение почты, не стоит писать письмо в 3000 знаков. Опиши кратко суть вопроса и, если это возможно, предложи варианты решения. Так человеку будет проще ориентироваться, и он быстрее ответит на твое письмо.
Будь готов
Приготовься к тому, что твое письмо может быть переслано, опубликовано, распечатано и развешено на всех стенах. Поэтому, перед отправкой, обязательно проверь, что все, что ты хотел написать и написал, ты готов подтвердить или обосновать.
Подпись
Из своих наблюдений, хочу заметить, чем выше позиция у сотрудника в компании или вообще где-то, тем короче у него подпись. Люди тебе будут благодарны, если в конце письма будут какие-то контактные данные или название должности. Самое плохое, что может произойти, если в конце вашего письма написано «Отправлено с Нокиа 4355».
Выводы:
- Указывай тему письма
- Структурируй свое письмо
- Не вкладывай в письмо много файлов и используй облачные сервисы
- Пиши емко и кратко, предлагай в письме решения вопросов
- Будь готов ответить за свое письмо
- Сделай себе нормальную подпись