Совещания – это часть работы менеджера любого уровня. На совещаниях люди обмениваются информацией, получают информацию, передают информацию. Для кого-то совещания могут составлять до 90% рабочего времени. И вот, чтобы спокойно работать с таким инструментом, как совещания, нужно потратить немного времени и подготовиться к ним. Причем, тут я буду рассуждать о подготовке с точки зрения внутреннего отношения человека к совещаниям, без технической стороны, которая тоже важна, но рассмотрим ее отдельно. Хорошие статьи на тему технической подготовки вот и вот.
Первый этап подготовки к совещаниям — это своего рода стратегический этап. На этом этапе лучше в целом определить для себя основные принципы, которыми вы будете руководствоваться для принятия решений об участии в совещании, а если уже участвуете, то, что в итоге, хотите получить или отдать.
Например, вы не участвуете в совещании, в котором не понятна ваша роль. То есть вас пригласили, но что конкретно от требуется, неизвестно. Или же наоборот, что вы участвуете только в тех совещаниях, где есть конкретные люди и вне зависимости от того есть в них понятное описание или нет. Вы просто понимаете, что на этой встрече вы находитесь ради того, чтобы достигнуть своих конкретных целей.
Когда у вас есть такие проработанные для себя правила, вы экономите много времени на том, что быстро принимаете решение об участии или наоборот, о неучастии в конкретном совещании.
Второй этап подготовки – это небольшой свод правил или чек-лист, который вы для себя придумываете сами, но с учетом особенностей вашей организации, внутренней и внешней. Этот чек-лист тебе потребуется для того, чтобы не забыть прояснить все необходимые для вас вопросы. Довольно часто бывает, что когда начинается совещание, то какой-то вопрос может отнять больше времени, чем планировалось, поэтому, сразу надо проранжировать приоритетность вопросов, которые стоит обсудить в первую очередь и которые можно обсудить после или вообще не обсуждать на совещании, а решить их в переписке.
Заранее проработанные вопросы позволяют также, экономить много времени, потому что в процессе проработки может оказаться, что вопрос не стоит пока выносить на совещание или требуется дополнительная статистика, для того чтобы принять какое-то решение. В любом случае, хорошо проработанный вопрос и владение информацией придает уверенности и спокойствия любому человеку, который участвует в совещании, экономит время и деньги компании.
Вот эти два этапа, внутренней подготовки к совещанию позволят существенно улучшить качество проведения совещаний, чувствовать себя на них увереннее и лучше делать свою работу. Но всегда стоить помни, что даже если есть какой-то план, то совсем не обязательно все пойдет по именно этому плану.
Если вы хотите разработать для себя конкретные правила и составить свой собственный чек-лист для совещаний, то записывайтесь на консультацию, я буду рад с вами поработать.