Зачем вообще нужно раскладывать проект на цикл? Для того чтобы понимать на какой стадии ты находишься и что нужно сейчас сделать, а что точно не нужно делать. Из определения мы знаем, что проект у нас ограничен во времени, поэтому все стадии цикла изображают на временной шкале. Причем важно помнить, что стадии цикла проекта могут быть довольно затяжными или короткими. А каждая стадия может включать в себя «мини-проекты» в которых нужно будет проделывать весь комплекс проектных мероприятий, такой себе мини-проект в стадии проекта.
Инициация проекта
Первый и самый важный этап любого проекта – его инициировать. На этом этапе важно сформулировать цель или несколько целей проекта. Лучше всего, если будет одна емкая и всем понятная цель. Ответ на вопрос ЗАЧЕМ? Любому проектному менеджеру приходится отвечать на этот вопрос несколько десятков раз, пока его проект не закончится, и когда закончится, все равно приходится напоминать, зачем мы это все сделали. На этом же этапе определяются основные заинтересованные лица.
Заинтересованные лица
Заинтересованные лица – те люди, на которых отразится результат твоего проекта. На первый взгляд ты можешь думать, что тут все понятно, но на практике ты их всех не знаешь. На этапе инициации проекта стоит поговорить и рассказать о своем проекте разным людям, а если ты работаешь в корпорации, запланировать уведомление или опрос. Все зависит от политики компании. На этом этапе хорошо, когда задают вопросы: Зачем? Почему? Кому это надо? А если вот так? А если не так? Лучше всего собрать все возможные вопросы и всех заинтересованных лиц. Если так произойдет, на этой стадии ты добился успеха. Да, обычно таких людей называют заграничным словом стейкхолдеры. Можешь его использовать в корпорациях на собеседовании.
Часто во время инициации проекта заинтересованные лица этих вопросов не задают, по разным причинам. Поэтому твоя задача сделать так, чтобы даже те, кто не задавал вопросы, получили ответы на этой стадии. Иначе готовься к тому, что могут эти вопросы появиться на этапе реализации, что может негативно сказаться на всем проекте. Про этап инициации обычно мало знают исполнители и поэтому могут считать, что ты все придумал, и вообще это никому не нужно. Обязательно во время презентации целей и задач проекта включи в свой доклад информацию о том, что и как ты сделал, а также данные опросов заинтересованных лиц. Если исполнители не понимают зачем они что-то делают, то они будут считать тебя мудаком и не очень охотно делать нужные задачи.
Непонятные и странные вещи
Вообще когда в проекте есть какие-то непонятные или странные вещи, то «виновным» будет точно менеджер проекта. От этого нельзя уйти или как-то избежать, просто надо сделать так, чтобы непонятных вещей в проекте было как можно меньше. При этом важно понимать, что разные люди думают по-разному и то, что важно программисту совершенно не важно юристу. Не грузи людей ненужной информацией, но давай им ответы на их вопросы в нужное время и в нужном виде. Тут нет какой-то четкой формулы, как надо писать или говорить с инженером или как нужно разговаривать или писать бухгалтеру, все зависит от личных особенностей людей, с которыми ты работаешь. Поэтому так важно, чтобы в команде, работающей над проектом, было понимание и доверие. Не обязательно люди должны нравится друг другу, наоборот, чем они будут разношерстнее, тем лучше. Но это уже история про командообразование, я не буду на этом останавливаться, потому что у нас сейчас про проекты и управление ими.
Цель
Сформулируй то, что будет являться удачным выполнением проекта. Иногда рисуют три типа сценария – оптимистический, пессимистический и нейтральный. Но это подходит не для всех проектов. Ты должен на этапе инициации понимать, что можно будет считать успешным выполнением проекта, а что нельзя. Например, если ты строишь дом, то результатом проекта будет построенный дом, но что, если в доме протекает крыша и слабый фундамент. Поэтому, обрати внимание на формулировку ожидаемого успешного результата.
Каналы связи
Позаботься о каналах обратной связи, через которые ты будешь получать всю информацию. Если ты сам не настраиваешь эти каналы, то проработай правильное переоформление информации из других каналов связи в нужный для тебя и задействуй для этого нужных людей.
Вывод
Итак, на этапе инициации проекта подготовь ответы на самые часты вопросы, сформулируй емкую и всем понятную цель, определи всех заинтересованных в твоем проекте лиц, сформулируй показатель успешности твоего проекта и настрой каналы связи и мониторинга обратной связи по проекту.
Частые вопросы
- Можно ли менять цель проекта? Да можно, это будет больно и неприятно, но иногда, это случается. Например, ты делал сайт, цель которого — продажа услуг, но потом стало понятно, что услуги продавать через сайт нельзя, и он будет служить просто сайтом-визиткой. Цель можно менять, но в крайнем случае, лучше, если она остается неизменной до конца проекта.
- Как искать стейкхолдеров? Если ты работаешь в большой компании, то обычно тебе известны заинтересованные лица, хотя может возникнуть ситуация, что не всех учтешь. Поэтому постарайся поискать в документах всех пользователей. Помимо документов просто поговори с людьми, которые работают в компании давно, они обычно очень заняты, но точно могут помочь с этим.
- Если я не могу ответить на вопросы, которые мне задают? Все нормально, очень хорошо, что именно сейчас тебе их задали и есть время поискать ответы. На этапе инициации должно разрешиться 97% вопросов, остальные 3% оставим на непредвиденный случай.
Если у тебя есть другие вопросы по стадии инициации проекта, пиши их в комментариях, я отвечу.
отличная статья. Стиль легкий и понятный.
спасибо!
есть продолжение по другим стадиям?
Да есть, добавил ссылки