Жизненный цикл проекта. Планирование

Олег Скиранов

5 лет назад

Я буду иногда использовать цитаты из бокса, потому что они красочные и эмоциональные. Так вот, боксеры говорят, что у тебя есть план до тех пор, пока ты не получил в челюсть на ринге.

В проектном управлении планирование – это тоже важная часть, не менее важная, чем все остальные, но и не более. На стадии планирования можно здорово застрять.

Почему можно застрять?

— потому что нет опыта

— потому что не знаешь сколько времени надо заложить на ту или иную операцию

— потому что тебе говорят, что это надо сделать быстрее

— потому что не представляешь объем работы

Причин может быть масса, и все они могут быть важными и влияющими на процесс. Это не значит, что надо полностью полагаться на свое мнение и указывать даты, которые тебе хотелось бы или даты, которые тебе нужны. Важно на этапе планирования определить весь спектр задач, которые предстоит решить. Причем нужно понимать, что даже когда ты определил весь спектр задач – это не значит, что не появится несколько параллельных других задач, которые могут здорово повлиять на проект.

Обязательно закладывай в проект свое время на администрирование процесса

Есть разные техники планирования, с разной точностью и детализацией. Кто-то говорит, что надо планировать с точностью до дня, кто-то, что планирования с точностью до недели — достаточно. Конечно, все зависит от проекта и его масштабов, но решение о том, что и как будет запланировано, остается за проектным менеджером. Очень важно донести до всех, в том числе и до себя, что план проекта –примерная картина будущего с вероятностью 90%. 10% мы оставляем на то, что произойти может все что угодно. В том числе и события, которые мы совершенно не ожидаем. Не зря в каждый договор юристы включают пункт о форс-мажорах – это прекрасная практика, и ее нужно использовать на этапе планирования.

Когда составляешь план проекта, всегда хочется думать, что твой проект самый важный, самый крутой, и вообще все исполнители будут делать все час в час. Это распространенная ошибка. Не надо думать, что люди будут отдаваться твоему проекту на 100%. У них как правило есть свои дела и проекты, иногда исполнитель может участвовать в 10ке разных проектов. Лучше всего заложить в проект временные буферы — некоторые количество времени, которое позволит двигать сроки для исполнителей.

Опытные исполнители об этом, как правило, знают и говорят сроки с учетом этих буферов, иногда не знают и называют точные сроки, но проектный менеджер должен быть готов к тому, что данные не будут получены в указанный срок. А если эти данные нужны для исполнения последующей операции, нужно правильно формировать ожидания.

Работай с ожиданиями на этапе планирования

Работа с ожиданиями на этапе планирования — хороший инструмент. Не обещай сроки, в которых ты не уверен. В которых уверен тоже не обещай. Шучу, конечно, но будь внимателен к датам.

Опытные ребята про эти все буферы знают и если что обязательно попросят тебя ускориться. Обычно сделать раньше срока — тоже хорошо. Но тут все не так просто, если сделать слишком рано, результаты работы могут стать неактуальными, когда к ним приступит другой исполнитель. Например, при строительстве дома раствор для кирпича замешали на день раньше, чем привезли кирпичи, работа остановился и проект пойдет по другой ветке.

Это, конечно, общая информация о планировании. Я на этом этапе не буду говорить об инструментах планирования, выделю в отдельный пост. Тут нельзя затронуть особенности планирования для многих отраслей, но чтобы представить, с чем нужно работать, информации достаточно. Если есть конкретные вопросы по планированию, а может и советы, пиши в комментариях.